Подготовительный этап организации пресс-конференции включает в себя согласование всех организационно-технических нюансов, выбор творческих решений. О пресс-конференции редакции СМИ первоначально оповещаются за 7 дней до назначенной даты. С этой целью рассылаются приглашения и пресс-релизы. За 1-2 дня следуют звонки-напоминания. В процессе подготовки оформляется пресс-кит с включением в него необходимых информационных материалов. Распечатываются и размещаются на специальных столах тексты запланированных выступлений. Для участников изготавливаются бейджи и настольные таблички с указанием имён, другие атрибуты. Выбираются ракурсы для фото- и видеосъемок, проверяется исправность всех технических средств. Проводится репетиция, для чего могут быть привлечены статисты. Профессионализм специалистов Max Event является гарантией корректной организации пресс-конференции, эффективного взаимодействия с представителями СМИ.

Аккредитация

Агентство Max Event окажет комплексное содействие в процедуре аккредитации и обеспечит наилучшие условия для работы журналистов. Наши менеджеры помогут выбрать дату и время мероприятия, которые устроят как утреннюю, так и вечернюю периодику, телевизионные и радиопрограммы. При выборе даты, рекомендуется избегать совпадений с событиями, которые могут отвлечь журналистов и целевую аудиторию. Мы поможем арендовать пресс-центр, конференц-зал или любую другую площадку, отвечающую установленным требованиям. Позаботимся об оборудовании, которое будет способствовать продуктивному диалогу.

Сценарий пресс-конференции

С учётом информационного повода составляется сценарий предстоящей пресс-конференции, где подробно прописываются все планируемые выступления, указывается детальный тайминг. По общепризнанному стандарту, сценарий предусматривает встречу представителей СМИ, их регистрацию, открытие пресс-конференции ведущим, представление компании и её позиции по освещаемому событию. Далее наступает этап вопросов и ответов, которые могут сопровождаться демонстрацией видеоматериалов. В заключение мероприятия вновь берёт слово ведущий. Он объявляет о завершении официальной части и приглашает участников на фуршет.

Распределение ролей

Со стороны устроителей в мероприятии принимает участие ведущий, который следит за регламентом мероприятия и представляет ньюсмейкеров, делая акцент на их заслугах. Ньюсмейкеры - это ключевые фигуры, располагающиеся в президиуме и непосредственно отвечающие на вопросы. В зале могут присутствовать и другие компетентные специалисты, готовые дополнять ответы. Необходимо учесть, что до начала основной части пресс-конференции общение журналистов и ньюсмейкеров нежелательно. Специалисты Max Event дадут профессиональные рекомендации по распределению ролей, пригласят на мероприятие опытных участников, окажут содействие в подготовке выступлений, интересных для СМИ и полезных для репутации Вашей компании.

Составление пресс-релиза

Пресс-релизы предназначены журналистам и направляются в редакции СМИ в одном пакете с приглашениями. Ньюз-релиз должен быть увлекателен для широкой публики, например, для потребителей. Он распространяется в ходе мероприятия или после него. Оформление и содержание релизов должно привлекать внимание адресатов. Релизы печатаются на специальных бланках с логотипами компании. Они содержат яркий заголовок, информативно ёмкий лид и контактные данные в заключительной части. В список адресатов входят главные редакторы, либо редакторы соответствующих отделов. Релизы, составленные при участии Max Event, стилистически выверены, они эффектно освещают предмет события и гарантировано размещаются в СМИ.

Фуршет или коктейль

По традиции, сложившейся в мировой практике, после официальной части пресс-конференции её участники приглашаются на фуршет или коктейль. Менеджеры Max Event возьмут на себя все оргвопросы, помогут составить меню, обеспечат доставку блюд и напитков, проконтролируют сервировку и работу персонала, создадут дружественную атмосферу, располагающую к непринуждённому общению. Для устроителей фуршет зачастую полезнее, чем официальная часть мероприятия. Во время неформальных контактов с журналистами устанавливаются доверительные взаимоотношения, назначаются интервью, направленные на повышение имиджа Вашей компании.